Si tu oficina está atrás en el tiempo, tu equipo no será tan feliz y luchará para darte la eficiencia que tu negocio necesita para prosperar mientras que otros avanzan junto con las facilidades que la tecnología ofrece.

Recientes encuestas de productividad arrojaron resultados similares y hasta la mitad de los trabajadores informaron que su tecnología de oficina no está actualizada.

Hay dos problemas principales que surgen de esto. En primer lugar, los empleados se ven impedidos físicamente de lograr más, con tecnología obsoleta que restringe la eficiencia.

En segundo lugar, una oficina con herramientas anticuadas puede crear un ambiente negativo, distrayendo aún más a los empleados de la posibilidad de producir lo mejor.

No es demasiado tarde para que las empresas cambien tal como el caso de coworking Malaga, implementando nueva tecnología para ayudar a rejuvenecer la fuerza de trabajo y aumentar la productividad.

Aquí hay un resumen de algunos de los pasos simples que pueden tomar en cuenta todas las compañías.

Dirígete a la nube

La computación en la nube ha demostrado ser la innovación tecnológica más espectacular de los últimos años, lo que permite un cambio completo en la forma en que tu personal puede trabajar.

Al proporcionar sistemas en la nube, desde el correo electrónico hasta la administración de documentos, los usuarios pueden obtener rápidamente la información y las herramientas que necesitan para hacer su trabajo sin la necesidad de ningún software. Esto les da a los empleados mayor libertad para trabajar desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo.

Además, la nube ayuda a la colaboración, permitiendo que las personas trabajen con los mismos datos al mismo tiempo. Puede despedirse del envío de correos electrónicos de ida y vuelta, solicitar comentarios sobre un documento y tener que recopilar todas las respuestas.

Finalmente, una buena tarea de Coaching podría ayudar a tu equipo a comprender que los datos de la nube se almacenan de forma remota, por lo que los datos ingresados ​​se guardan de inmediato, lo que ayuda a evitar la pérdida de los mismos.

Crea una oficina flexible

Ahora en día es común que quienes trabajan como freelance por ejemplo alquilen espacios como los que ofrece Karismatia únicamente para cuando los necesitan para reuniones y similares.

Si un empleado está trabajando desde una sala de reuniones y necesita imprimir un documento, no debería tener que viajar unas pocas plantas para llegar a “su” impresora. En cambio, deberían poder imprimir y sacar el trabajo de la impresora más cercana cuando lo hagan.

Toda la infraestructura fija debe ser tan flexible, como poder iniciar sesión en cualquier teléfono para realizar y recibir llamadas. Hacer que la infraestructura fija sea mucho más flexible quita gran parte de la molestia de la vida de la oficina.

Invertir en redes sociales corporativas

Los correos electrónicos pueden ser abrumadores, especialmente cuando te quedas atrapado en una cadena a la que no necesitas responder. Alejar algo de comunicación de la formalidad del correo electrónico y las redes sociales corporativas puede ayudar.

Por ejemplo, con Slack, puedes configurar canales para comunicación especializada. Tus empleados solo necesitan unirse y controlar los canales que se les aplican, lo que reduce la carga del correo electrónico.

Gracias a la naturaleza del producto, es más fácil para las personas de todos los departamentos y regiones geográficas participar y compartir datos y conocimientos, rompiendo los límites entre los diferentes equipos y departamentos.

Automatizar el flujo de trabajo

Si hay una cosa que todas las personas odian es realizar tareas repetitivas, particularmente si hay alguna duplicación involucrada, como tener que ingresar información similar en múltiples sistemas.

Peor aún, hay un costo real para esto. Según una investigación realizada por Workfront, proveedor de gestión de trabajo basado en la nube, los empresarios pierden dos horas al día en tareas innecesarias.

Un sistema práctico y fácil de usar para automatizar tareas repetitivas es IFTTT. En esta plataforma, los usuarios pueden crear recetas que automatizan tareas simples.

Por ejemplo, una nueva entrada en una hoja de cálculo se puede marcar a través de Slack o enviar un correo electrónico a las personas que necesitan saber o los archivos adjuntos de correos electrónicos se pueden guardar en Google Drive.

En última instancia, los sistemas de automatización empresarial más robustos pueden mejorar los trabajos de tus empleados, aunque los sistemas dedicados pueden ser costosos y complicados de configurar.

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