Uno de los elementos indispensables dentro de una empresa son los equipos de impresión y copia de documentos. Para poder elegir entre las impresoras y fotocopiadoras multifunción disponibles en el mercado, el mejor modelo que satisfaga las necesidades del negocio, hay que conocer cuáles son los aspectos más importantes de estos dispositivos.
Cómo elegir una impresora y fotocopiadora para tu negocio
A continuación, ofrecemos una serie de recomendaciones para poder adquirir una impresora y fotocopiadora multifunción para tu empresa y que cumpla con todos los requisitos necesarios para que pueda facilitar el trabajo dentro del negocio.
Calidad y velocidad de impresión
En un negocio es fundamental que el trabajo no se detenga e interrumpa para poder lograr un mayor nivel de productividad y rendimiento. La velocidad de impresión es fundamental para garantizar que los trabajadores no perderán tiempo a la hora de realizar impresiones.
La calidad de impresión también es otro factor importante a la hora de elegir una impresora. Muchos documentos que deben ser impresos necesitan disponer de una alta calidad para que sean leídos de forma inequívoca o para proyectar una imagen de profesionalidad.
Copia y escaneado
En el trabajo del día a día no solo es necesaria la impresión de documentos, pues las fotocopias son parte importante de cualquier negocio. Una impresora y fotocopiadora multifunción debe disponer de un sistema directo desde la propia máquina que permita fotocopiar cualquier documento de forma inmediata para acelerar este proceso y conseguir un mejor flujo de trabajo.
En la época actual, la digitalización de documentos es básica para su envío por correo electrónico, compartirlos en plataformas colaborativas o simplemente archivarlos. El escaneado de documentos debe permitir realizarse desde el equipo multifunción y enviarse directamente a carpetas compartidas dentro de la red de la empresa, o directamente a un correo electrónico.
Método de impresión
Las impresoras láser son la mejor opción para un negocio, ya que son más rápidas a la hora de imprimir, consiguen un mayor nivel de calidad y se obtiene un mayor rendimiento a los toners que a los cartuchos de tinta.
Conectividad
Una impresora y fotocopiadora multifunción debe estar conectada a la red empresarial para permitir que los distintos trabajadores de la empresa puedan acceder a ella desde su puesto de trabajo.
El equipo multifunción debe conectarse por cable a la red y permitir un sistema de gestión de usuarios para así asignar permisos personalizados a cada trabajador de la empresa. La conectividad vía Wifi también es interesante para agilizar el trabajo permitiendo impresiones directamente desde Smartphone o tablets.
Protección de datos
Es importante que la impresora cuente con un sistema o permita instalarlo, para autorizar la impresión por parte de los usuarios (por ejemplo, mediante código numérico o huella dactilar). Con este tipo de sistema se garantiza el cumplimiento de las normativas legales sobre protección de datos.
Cuando se busca un equipo multifunción que se encargue de las labores de impresión, escaneado y fotocopiado dentro de la empresa, es necesario tener en cuenta una serie de factores, como los comentados anteriormente, para poder elegir el mejor modelo que se adapte a las necesidades del negocio.