Si tienes una empresa, seguro que has dudado alguna vez entre la diferencia que existe entre un albarán y una factura. Si es así, no te preocupes, esto es algo que les ha pasado a muchos autónomos, sobre todo cuando están empezando su actividad.
En este artículo te vamos a ayudar a diferenciar bien los dos conceptos para que sepas cuando tienes que hacer una cosa u otra. Además, desde aquí te recomendamos que empieces haciéndote con un software facturación ya que te va a ayudar mucho en tu negocio.
¿Qué es un albarán?
Un albarán es un documento que tiene carácter mercantil en donde se acredita la entrega de un producto o servicio. La entrega o servicio que figura en el albarán se reflejará posteriormente en una factura, ya que este documento nunca justifica el pago de la mercancía o del servicio prestado.
Básicamente, el albarán sirve para contar con un justificante de que la persona que envía la mercancía la ha entregado, es decir, ha sido recibida por parte del receptor. Este receptor será el encargado de firmar el albarán en donde figurará todo lo que se le ha entregado, ya sea un producto o un servicio.
Una vez que ya existe un albarán firmado, es decir, existe una constancia de que el servicio o el material ha sido enviado, es posible exigir el pago de la factura. Por otro lado, el albarán también sirve para que el comprador pueda reclamar el producto o los servicios en el caso de que haya habido un incumplimiento sobre lo acordado, por ejemplo, que falte algo en el pedido.
En el caso de que el vendedor haga varias entregas al comprador, este podrá realizar varios albaranes diferentes, uno por cada entrega. Sin embargo, es posible incluir todos estos albaranes dentro de una misma factura.
¿Qué es una factura?
La factura es un documento que también tiene carácter mercantil y en donde se refleja la compraventa de un bien o un servicio. La factura debe de incluir toda la información de la operación que se está pagando.
En este caso, en la factura puedes incluir el albarán para saber qué es lo que se está pagando, agilizando mucho el proceso. Para realizar una factura en perfectas condiciones te recomendamos que utilices un programa facturación, de esta forma, no solo harás tus facturas mucho más rápido, sino que también contarás con un soporte en donde tenerlas almacenadas en el caso de que necesites consultarlas y también evitarás toda clase de errores.
Principales diferencias entre el albarán y la factura
Ahora que tenemos algo más claro qué es un albarán y qué es una factura, es cuando podemos ver mejor las notables diferencias que existen entre ambos.
Como has visto, ambos son documentos con carácter mercantil, ya que se utilizan en toda clase de transacciones económicas. A pesar de esta misma nomenclatura, es con la factura con la que podemos deducir un gasto ante Hacienda, por ejemplo, deduciendo el IVA de lo que hemos comprado siempre y cuando tenga que ver con la actividad de nuestro negocio.
Existen diferentes tipos de albaranes y también de facturas. Por otro lado, será la factura la que tenga los efectos tributarios y la validez fiscal, además de utilizarse como justificante de pago. Este es el motivo por el cual una factura debe de contar con todos los datos recogidos dentro del Reglamento de Facturación y el motivo que explica el porqué contar con un albarán no es contar con un justificante de pago.
De esta forma, la gran diferencia que existe entre ambos es que un albarán no tiene validez alguna ante efectos fiscales. Por este motivo, tampoco es obligatorio no se puede utilizar como justificante dentro de una transacción comercial.
Las facturas pueden dar muchos quebraderos de cabeza a los autónomos ya que pueden poner en riesgo su flujo de caja. Esto se debe a que no siempre se cobra la factura en el momento en el que se envíe, por lo que es importante llevar a cabo un proceso automatizado que te ayude a ver las facturas que tienes pendientes de cobro para no perderlas de vista.
Para lograr esto deberías de contar con un ERP facturación. Un ERP facturación gratis te ayudará a hacer el seguimiento de tus facturas por clientes, por lo que sabrás en todo momento que clientes te deben dinero, cuánto tiempo ha pasado desde que no te han pagado y el montante de la deuda.
Todo esto es posible sin invertir nada de dinero en la empresa gracias a contar con un ERP gratis de facturación. El seguimiento de la factura es fundamental ya que, aunque tu no cobres la factura, si que deberás declarar esta a Hacienda. De esta forma, te puedes imaginar el trastorno que puede suponer, no solo estar añadiendo una factura que no se cobra de cara a la declaración de tus impuestos, si no que deberás de devolver un IVA que no has cobrado, por lo que se puede poner en jaque la economía de tu empresa.
Utiliza un programa de facturación en tu empresa
Los programas de facturación son fundamentales para poder llevar toda esta parte de la contabilidad de la empresa de una forma mucho más sencilla. Además de facilitarnos la emisión de facturas gracias a que estas se crean rápidamente, también las podemos tener archivadas para que no se nos escape nada.
Como has visto, no tienes que invertir nada de dinero para poder disfrutar de un programa de facturación de calidad. En estos programas podrás añadir los datos de tus clientes para poder hacerles facturas de forma automática y también saber cuánto dinero llevan gastado en tu empresa o cuánto no te han pagado.
A día de hoy podríamos decir perfectamente que este tipo de programas es más que imprescindible por todos los disgustos que puede ahorrar al autónomo. Si tienes pensado montar un negocio, sin importar que este sea por internet o no, deberías de empezar a familiarizarte con este tipo de software por todas las ventajas que te ofrece.
